Auftragsanfrage

Dieses Formular dient dazu, eine angefragte IT-Dienstleistung vollständig und nachvollziehbar zu beschreiben.

Es erfasst die Ausgangslage, die betroffene Technik, das Anliegen und den erwünschten Leistungsrahmen.

Je genauer die Angaben sind, desto besser lässt sich einschätzen, welche Unterstützung sinnvoll ist und wie der Auftrag vorbereitet werden kann.

Hinweis zur Zielbeschreibung:
Das gewünschte Ziel soll den fachlichen Rahmen der angefragten Leistung präzisieren. Es dient der Einordnung, Planung und Priorisierung der Dienstleistung. Damit soll vermieden werden, dass eine Anfrage inhaltlich zu offen bleibt, etwa im Sinne von „bitte einfach mal drüberschauen“.

Bitte füllen Sie das Formular möglichst konkret und nachvollziehbar aus. Prüfen Sie beim Ausfüllen, ob eine außenstehende Person anhand Ihrer Angaben ein schlüssiges Bild Ihres Anliegens erhält, ohne raten zu müssen, was gemeint ist. Je vollständiger und präziser die Angaben sind, desto besser lässt sich der Auftrag fachlich einordnen.

Kundendaten

Abschnitt 1

Bitte geben Sie die Kontaktdaten der anfragenden Person oder Organisation an.

Der Betreff soll den Auftrag oder das Projekt so benennen, dass das Anliegen in der Übersicht sofort erkennbar ist.

Falls der Einsatzort vom Sitz des Auftraggebers abweicht, sollte auch der betroffene Standort angegeben werden.

Kundendaten

Betreff / Auftrags- oder Projekttitel *

Bitte kurz und eindeutig benennen, worum es geht, damit der Auftrag oder das Projekt sofort erkennbar ist.

Name / Ansprechpartner *

Firma / Organisation

E-Mail *

Telefon

Einsatzadresse / Standort *

Kundentyp *

Ansprechpartner vor Ort

Ist-Zustand / Ausgangslage

Abschnitt 2

Bitte beschreiben Sie die aktuelle Situation so, dass eine außenstehende Person die Ausgangslage ohne Rückfragen möglichst gut nachvollziehen kann.

Hilfreich sind Angaben dazu, welche Geräte bzw. Software, Benutzer, Netzwerke, Konten oder Dienste betroffen sind und worin die Einschränkung besteht.

Seit wann besteht das Thema?
Gab es davor Änderungen wie Updates, Neuanschaffungen, Umstellungen oder Eingriffe durch Dritte?
Was funktioniert noch und was funktioniert nicht mehr?
Ist der Fehler dauerhaft vorhanden oder tritt er nur zeitweise auf?

Ist-Zustand / Ausgangslage

Beschreibung des aktuellen Zustands *

Bitte beschreiben Sie die Ausgangslage so, dass eine außenstehende Person das Umfeld nachvollziehen kann.

Hardwareangaben

Abschnitt 3

Bitte alle betroffenen Geräte und Komponenten möglichst konkret benennen.

Hilfreich sind insbesondere Hersteller, Modell, Gerätetyp und bei Bedarf weitere unterscheidende Angaben.

Beispiele:

Lenovo ThinkPad T14 G2, i5-1145G7, 14-Zoll 16 GB, 256 GB SSD
Dell OptiPlex 7010
Synology DS923+
FritzBox 7590 AX
Brother MFC-L8690CDW
Ubiquiti UniFi U6-LR

Hardwareangaben

Anzahl betroffener Arbeitsplätze / Geräte

Einsatzart

Hardware / Geräte / Infrastruktur *

Bitte möglichst konkret mit Hersteller, Modell, Geräteart, Serienbezeichnung, Baugruppe oder Netzkomponente.

Software / Dienste / Systeme

Abschnitt 4

Bitte die eingesetzte oder betroffene Software so genau wie möglich benennen.

Wichtig sind insbesondere Betriebssysteme, Programme, Cloud-Dienste, Benutzerkonten, Treiber, Schnittstellen oder Zusatztools.

Beispiele:

Windows 11 Pro 25H2
Microsoft 365 Business Standard
Outlook
Exchange Online
DATEV Arbeitsplatz
Lexware
TeamViewer Host
Brother Universal Printer Driver

Software / Dienste / Systeme

Software, Betriebssysteme, Dienste, Konten *

Bitte Versionen und konkrete Produktbezeichnungen nennen, soweit bekannt.

Fehlerbild / Anlass der Anfrage

Abschnitt 5

Bitte das Problem oder den Anlass der Anfrage so beschreiben, dass das tatsächliche Fehlerbild erkennbar wird.

Neben Symptomen sind auch Abläufe, Auslöser, Häufigkeit und betroffene Benutzer oder Geräte wichtig.

Was genau passiert?
Wan tritt das Problem auf?
Seit wann besteht das Thema?
Wie häufig tritt es auf?
Welche Geräte, Benutzer oder Abläufe sind betroffen?
Gibt es Fehlermeldungen oder erkennbare Auslöser? Wurden Fotos oder Screenshots oder Videos angefertigt, die das Problem demonstrieren?

Fehlerbild / Anlass der Anfrage

Fehlerbild / Anlass / Symptome *

Bitte möglichst konkret mit Meldungen, Beobachtungen, Häufigkeit, betroffenen Personen oder Systemen.

Bereits unternommene Maßnahmen

Abschnitt 6

Bitte alle bereits durchgeführten oder getesteten Maßnahmen angeben.

Auch einfache oder erfolglose Schritte sind wichtig, damit bereits geprüfte Ansätze erkennbar sind.

Bereits unternommene Maßnahmen

Bereits durchgeführte Prüfungen / Maßnahmen *

Beispiele: Neustart, Update, Neuinstallation, Austauschversuch, Rückfrage beim Provider, Supportkontakt, Fernwartung, Sicherung, Zurücksetzen.

Gewünschter Leistungsrahmen

Abschnitt 7

Bitte beschreiben Sie, welche Unterstützung benötigt wird und worauf sich der Auftrag beziehen soll.

Hilfreich ist es, die betroffenen Systeme, Programme, Geräte, Benutzerkonten, Funktionen, Schnittstellen oder Teilaufgaben konkret zu benennen.

Die Beschreibung muss nicht technisch formuliert sein. Entscheidend ist, dass erkennbar wird, worum es geht und was Gegenstand der angefragten Leistung sein soll.

Beispiele:

Einrichtung der Microsoft 365 Office-Apps auf drei vorhandenen Arbeitsplätzen
Unterstützung bei der Einbindung eines Netzwerkdruckers
Prüfung der Datensicherung einer vorhandenen Synology-NAS
Unterstützung bei der Installation einer Fachanwendung

Gewünschter Leistungsrahmen

Zieldefinition / gewünschte Leistung *

Formulieren Sie bitte, welche Dienstleistung gewünscht wird.

Einschätzung der Dringlichkeit

Gewünschter Zeitraum / Terminfenster

Rahmenbedingungen / Zugänge

Abschnitt 8

Bitte angeben, welche Voraussetzungen für die Bearbeitung vorhanden sind oder bereitgestellt werden können.

Dazu gehören zum Beispiel Datensicherungen, Fernzugriff, administrative Zugänge, Ansprechpartner oder technische und organisatorische Besonderheiten.

Rahmenbedingungen / Zugänge

Datensicherung vorhanden?

Remotezugriff möglich? (Nur Geschäftskunden)

Administrative Zugänge verfügbar?

Weitere beteiligte Dienstleister / Ansprechpartner

Weitere technische / organisatorische Hinweise

Bestätigung und Unterschrift

Abschnitt 9

Bitte bestätigen Sie die Hinweise zur Anfrage und leisten Sie anschließend die digitale Unterschrift.

Bestätigung und Unterschrift

Ich bestätige, dass die Anfrage auf eine IT-Dienstleistung gerichtet ist. Gegenstand der Beauftragung ist, wie die Bezeichnung bereits erkennen lässt, das fachliche Tätigwerden im Rahmen eines Dienstvertrags. Im Rahmen des Dienstvertrags wird grundsätzlich kein Erfolg garantiert.
Ich bestätige, die Angaben nach bestem Wissen vollständig und zutreffend gemacht zu haben.
Ich bestätige, dass die Pflicht zur Anfertigung, Prüfung und Aufbewahrung einer vollständigen, aktuellen und getesteten Datensicherung stets beim Kunden liegt. Die Datensicherung ist so vorzuhalten, dass sie von der angefragten Dienstleistung, dem betroffenen System und möglichen Störungen, Veränderungen oder Zugriffen im Rahmen der Bearbeitung getrennt und nicht unmittelbar betroffen ist. Diese Verantwortung bleibt auch dann beim Kunden, wenn keine Datensicherung vorhanden ist, wenn eine vorhandene Datensicherung diese Anforderungen nicht erfüllt oder wenn aufgrund des auftragsgegenständlichen Zustands eines Geräts zunächst keine eigene Datensicherung erstellt werden kann und Meroth IT-Service deshalb um Unterstützung gebeten wird. Soweit gesetzlich zulässig, ist eine Haftung im Zusammenhang mit fehlender, unvollständiger, veralteter, ungeprüfter oder nicht getrennt vorgehaltener Datensicherung der Höhe nach auf den Aufwand begrenzt, der angefallen wäre, wenn eine vom Kunden selbst ordnungsgemäß angefertigte und nutzbare Datensicherung vorhanden gewesen wäre.

Digitale Unterschrift *

Bitte unterschreiben Sie direkt im Feld. Das Feld ist bewusst groß gehalten, damit die Unterschrift sauber erfasst werden kann.

Mit dem Absenden wird eine strukturierte Auftragsanfrage erzeugt, intern per E-Mail übermittelt und zusätzlich als PDF-Zusammenfassung bereitgestellt.